Birthday Meeting

Kenapa fotonya kue, dengan ucapan "Happy Birthday To Us" ? Gue ulang tahunkah ? Ngga lah...Ulang tahun gue di Januari...lagian, kalau ulang tahun gue butuh tiket pesawat, bukan kue.

Ini kue sederhana ukuran 20 x 30 cm, yang biasa gue pilih sesuai selera gue (biasanya dengan cara buka website Harvest Cake, trus gue pandangin setiap foto whole cakenya, dan pilihan gue jatuh pada foto kue yang paling bikin gue ngiler...Mood gue akan berbeda tiap bulannya.) Kue ini dihadirkan untuk memeriahkan meeting bulanan di kantor yang namanya Birthday Meeting. Apa tuh ?

Birthday Meeting konsepnya mengundang semua staff (di bawah level supervisor), apapun jabatannya, berapa pun usianya dan apapun status karyawannya, yang berulang tahun di bulan tertentu untuk merayakannya bersama Plant Manager (Kepala Pabrik). Jadi, Birthday Meeting ini adalah agenda rutin bulanan. Sebenarnya istilah 'meeting' jadi terkesan terlalu official....karena pihak Management (tepatnya Kepala Pabrik) menginginkan acara yang berdurasi 1.5 - 2 jam ini sesantai dan senyaman mungkin buat setiap orang. Setiap persiapan meeting gue akan memesan kue ulang tahun ditambah minuman coke berbagai rupa. Dan ketika semua orang sudah berada di ruang meeting, para staff yang berulang tahun ini akan berkumpul mengeliling kue ulang tahun mereka, menyanyikan lagu "Happy Birthday To You", meniup lilinnya, serta berfoto-foto merayakan sukacita ulang tahun bersama sang Kepala Pabrik.

Setelah itu kue pun dipotong dan dibagikan, dan di sela - sela menikmati makanan dan minuman yang disediakan, setiap staff dipersilahkan memperkenalkan diri mereka masing - masing, dilanjutkan dengan menyampaikan apa saja langsung kepada Kepala Pabrik. "Apa saja" bisa curahan hati, uneg - uneg, saran dan masukan, ide maupun keluhan. Namun, tidak ada paksaan atau keharusan untuk menyampaikan apapun. Mereka bisa hanya duduk di sana untuk menikmati kue ulang tahun dan sekedar break dari pekerjaan mereka sejenak. Bahkan tidak ada paksaan untuk menghadiri Birthday Meeting ini.

Antusiasme para staff umumnya sangat besar untuk menghadiri acara ini. Mereka sangat senang dan dihargai manakala pimpinan tertinggi pabrik mengundang mereka untuk merayakan hari ulang tahun bersama - bersama. Apalagi, acara ini bisa menjadi saluran dimana mereka bisa bertemu dan berkomunikasi langsung dengan pimpinan mereka dalam suasana santai dan akrab. "Daya tarik" dari acara ini adalah karena apapun yang disampaikan terjamin kerahasiaannya, namun akan langsung ditindaklanjuti. 

Adapun gue selalu hadir di meeting itu sebagai penterjemah atasan gue, si Plant Manager alias Kepala Pabrik, dalam berkomunikasi dua arah serta memastikan semua masukan, saran atau keluhan yang muncul selama Birthday Meeting ini terdokumentasikan serta ditindaklanjuti. Oya...Boss gue adalah seorang warga negara asing, yang tidak menguasai bahasa Indonesia, jadi sehari - hari bahasa wajib dan umum digunakan adalah Bahasa Inggris. Namun untuk meeting seperti ini, karena Pak Boss ingin berkomunikasi langsung dengan staff - staffnya mulai dari level operator mesin, office boy/office girl, analyst, staff gudang, dan lain sebagainya, yang mungkin tidak terbiasa menggunakan bahasa Inggris, namun beliau ingin memastikan bahwa kendala bahasa tidak menjadi penghalang untuk "mendengar" apapun dari para staff yang kebanyakan tidak ditemuinya setiap hari dan setiap saat.

Hal menarik buat gue adalah karena gue bisa mendengar cerita dan pengalaman rekan sekerja gue yang mungkin karena dalam keseharian gue ngga bekerja sama secara langsung dengan mereka, gue banyak mendengar hal - hal baru. Setiap kali meeting, rasanya mata gue terbuka dengan kondisi, pengalaman serta tantangan yang mereka hadapi di area kerja mereka masing - masing. Hal - hal yang mereka sampaikan benar - benar beragam dengan topik random. Kadang gue sampai kewalahan untuk mendampingi Pak Boss karena dihadapkan oleh hal - hal bahkan istilah yang sangat baru. Misalnya, seorang operator mesin di area produksi biasanya membahas hal - hal yang sangat teknis yang berhubungan erat dengan kegiatan kerjanya sehari - hari. Lain lagi 'kisah' teknisi mesin dari Engineering Division, yang tantangan sehari - harinya adalah di seputar mesin A, mesin, B dan sebagainya. 

Selepas Birthday Meeting, tugas gue berikutnya adalah mendokumentasikan setiap saran, masukan, ide, maupun keluhan yang gue terima dalam Minutes of Meeting - Management, yang nantinya akan dibahas bersama dengan jajaran Management yang terdiri dari Plant Manager dan Direct Reportnya (Head of Department) dalam forum Plant Weekly Meeting yang rutin dilakukan. Setiap topik harus jelas siapa yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti, dan setiap tugas harus disertai komitmen mengenai waktu penyelesaiannya.

Meskipun gue punya 'tugas' di acara meeting ini yang bikin gue ngga bisa santai karena harus mewakili komunikasi dua arah dari dua belah pihak yang berbeda bahasa ini, dan mencatat setiap hal, tapi yang paling gue nikmati adalah melihat wajah - wajah bahagia yang begitu senang karena Pabrik peduli untuk merayakan ulang tahun mereka, bahkan, sang Kepala Pabrik pun berkenan untuk menyempatkan waktu untuk merayakan bersama dengan mendengarkan setiap masukan dan keluhan yang mereka sampaikan. Mungkin secara posisi kerja, mereka ada di level bawah atau terendah dari sebuah hierarki atau struktur organisasi yang kompleks. Namun dengan agenda Birthday Meeting seperti ini, mereka diingatkan bahwa tidak ada jarak yang terlalu lebar antara mereka dengan Pimpinan tertinggi mereka di Pabrik ini. Dan mereka bisa menyampaikan apapun langsung kepada sang Pimpinan tanpa harus melalui prosedur maupun protokoler apapun. Yang terpenting lagi, mereka bisa menyampaikannya dengan bebas, tanpa tekanan atau resiko menanti atas apapun yang mereka sampaikan.

Birthday Meeting seperti ini adalah 'budaya' ataupun agenda yang menarik dan berdampak besar serta berharga. Sepanjang pengalaman kerja gue, terlebih dengan reputasi gue sebagai kutu loncat, gue belum pernah melihat agenda yang sama diimplementasikan di perusahaan tempat gue bekerja sebelumnya. Agenda yang positif yang menurut gue patut dilakukan juga di perusahaan - perusahaan lainnya....yang peduli untuk mendengarkan 'suara' dari para staffnya, di level apapun.